la comunicación por eMail, la PNL y el rapport

rapport por internet

La mayoría de nosotros, recibimos y enviamos múltiples eMails al cabo del día.

Si utilizas el correo electrónico para comunicarte con amigos o clientes, puedes utilizar alguna sencilla técnica de PNL para maximizar el efecto de tu comunicación por correo electrónico.

En general, tendemos a sentirnos más cómodos con las personas que se parecen  nosotros. Se podría pensar que esto se debe a intereses compartidos o algún otro tipo de compatibilidad. 
Desde la PNL sabemos que hay elementos específicos de nuestros patrones de comunicación que crean lazos que son tan influyentes o más que los intereses compartidos, las características personales, o incluso la personalidad.

Estos elementos están en la estructura de nuestra comunicación. No me refiero a lo que decimos, sino más bien, ¿cómo decimos lo que decimos?.

Una clave para mantener una excelente relación por correo electrónico, es darte cuenta de estos elementos en los mensajes de los demás y utilizarlos en tus respuestas. Esto crea la impresión de que "esta persona es similar a mi." El resultado es un nivel de comodidad que facilita que haya una conexión fácil.

A continuación expongo algunos de los elementos de la comunicación para tener en cuenta al contestar un eMail:


 

1. Identificar y utilizar el mismo tipo de palabras sensoriales ('Visual', 'Auditivo' y 'Cinestésico')

¿El emisor utiliza un canal de lenguaje sensorial más que otros, o hay una mezcla? En tu respuesta, utiliza el mismo tipo o tipos de canales sensoriales.

A continuación pongo algunos ejemplos de respuestas para facilitar la mejora de las relaciones.  En el primer ejemplo se utiliza un tipo de lenguaje "visual":

- Quiero comer contigo mañana, para ver tu análisis de las previsiones de ventas para el año 2012. Quiero comentarte mis puntos de vista para tu propuesta.

Posible respuesta:
- Tengo muchas ganas de que nos veamos, comer contigo y poder compartir tus puntos de vista sobre la propuesta.

Ahora, otro ejemplo del tipo "auditivo" en el lenguaje:

- He oído que vas a estar en la ciudad el viernes y espero que podamos reunirnos para comer y comentar el asunto. ¿Qué te parece?

Posible respuesta:
- Suena muy bien. Conozco a un restaurante tranquilo donde podemos hablar. Te llamaré cuando llegue a la ciudad.


Un ejemplo del lenguaje "cinestésico"...

- A mi esposa y a mi nos encantaría que pudieras reunirte con nosotros para repasar nuestros planes de viaje. Esperamos tener unas vacaciones tranquilas y relajantes este año.

Respuesta:
- Estoy muy contento de que os hayáis puesto en contacto conmigo. Estaré  encantado de conocer y ayudaros a concretar vuestros planes.

2. Longitud de las frases y estilo.
Date cuenta de la longitud de las oraciones. ¿Son cortas y sencillas, o más largas y complejas? Estos dos ejemplos, transmiten exactamente la misma información utilizando estructuras diferentes:

Yo tengo necesidad de saber si estarás disponible para hacer una reunión el miércoles? (Parte introductoria, larga)

¿Estarás disponible el miércoles para una reunión? (Corto, directo al grano)

3. El uso de siglas, abreviaturas, argot, emoticones…
Algunas personas suelen abreviar palabras como 'profesor' a 'profe'; 'mensaje' a 'msj';  'que', a 'k'; 'saludos', como 'salu2' o emoticones de Internet del tipo
;-) ó xD y las utilizan en los mensajes de correo electrónico. 

Para fortalecer la conexión en tu respuesta, utiliza abreviaturas, siglas o emoticones de forma similar a como estaban en el correo inicial.

4. Saludos y grado de formalidad
Iguala el saludo y la despedida de la firma con cualquiera que sea igual o similar. 
Si recibes un eMail que comienza con Estimado Sr. Perez, utiliza en tu respuesta una forma  similar. Si el saludo es informal ("Hola") adopta ese tono.

Lo mismo vale para firmar la despedida. Un abrazo, Saludos, Gracias… utiliza un formato similar al del correo al que contestas. Si en el mensaje al que estás contestando, el remitente ha incluido información profesional después de su nombre, haz lo mismo con tu respuesta, y organiza la información en un formato similar.

5. Estructura general
Si alguien escribe un correo electrónico breve, responde de la misma manera. Si te dan muchos detalles, incluye cantidades similares en tu respuesta. Observa cómo se presenta la información: ¿ está cada idea en un párrafo aparte, está todo el correo electrónico en un solo párrafo grande, o utiliza ambos métodos?

La clave para una comunicación excelente es tener la flexibilidad para igualar el estilo de la otra persona. Así como tu no usarías un traje de negocios para ir la playa, igualar la estructura de comunicación que utiliza la otra persona es una poderosa manera de crear conexiones y fomentar una excelente relación por correo.